Aji Asmoro P: Cara Membuat Mail Merge Dengan Open Office

Apache OpenOffice (dahulu OpenOffice.org) adalah sebuah paket aplikasi perkantoran berkode sumber terbuka (open source) yang dapat diperoleh secara gratis. Paket tersebut termasuk komponen-komponen pengolah kata (word processor), lembar kerja (spreadsheet), presentasi, ilustrasi vektor, dan gudang data (database). Apache OpenOffice ditujukan sebagai saingan bagi Microsoft Office dan dapat dijalankan di atas berbagai platform, di antaranya Windows, Solaris, Linux, dan Mac OS X. Apache OpenOffice mendukung standar dokumen terbuka untuk pertukaran data, dan dapat digunakan tanpa biaya.

Apache OpenOffice dibuat berdasarkan kode dari StarOffice, sebuah office suite yang dikembangkan oleh StarDivision dan diakuisisi oleh Sun Microsystems pada Agustus 1999, yang kemudian diakuisisi oleh Oracle pada tahun 2010. Pada tahun 2011, proyek ini dikembangkan oleh Apache Software Foundation. Kode sumber dari suite ini dilepas sebagai proyek sumber terbuka pada Juli 2000, dengan tujuan mendobrak dominasi pasar dari Microsoft Office dengan menyediakan pilihan yang berbiaya rendah, berkualitas tinggi, dan terbuka. Kode asal untuk suite aplikasi ini tersedia dibawah dua lisensi perangkat lunak yang berbeda: LGPL dan SISSl; dari versi 2.0 sampai versi 3.3, dia hanya tersedia di bawah LGPL; dari versi 3.4, dia tersedia di bawah Apache License.

Proyek dan perangkat lunak disebut sebagai "OpenOffice", tetapi pengatur proyek melaporkan bahwa istilah ini adalah sebuah merk dagang yang dipegang oleh kelompok lain, sehingga mengharuskan mereka mengambil "OpenOffice.org" sebagai nama resminya, dan juga disingkat OOo. Setelah Apache mengembangkan proyek ini, mereka mengambil "Apache OpenOffice" sebagai nama resminya menggantikan nama "OpenOffice.org", dan juga disingkat AOO menggantikan singkatan OOo.

Mail Merge adalah fasilitas untuk membuat surat atau dokumen dalam jumlah banyak dengan isi dokumen sama tapi tujuan berbeda. Atau fasilitas untuk menggabungkan dokumen-dokumen yang berbeda. Mail Merge dapat membuat data field pada surat, label dan amplop terisi secara otomatis sesuai dengan record data sumbernya. Dengan mengunakan Mail Merge kita dapat membuat sebuah surat atau dokumen yang akan ditujukan kepada banyak penerima (recipients).

Berikut ini adalah langkah-langkah membuat:

1. Cara membuat surat pada Open Office

2. Cara membuat label melalui Open Office

3. Cara membuat dokumen amplop standard dapa Open Office

Cara membuat surat pada Open Office

1. Buka Aplikasi open office lalu pilih text document

2. Ketik surat yang akan kita buat

3. Klik menu tools lalu pilih mail merge wizard

4. Pilih Use the current document, Lalu klik next

5. Pilih letter, klik next

6. klik tombol select address list

7. Kemudian muncul jendela pilihan address list yang akan digunakan lalu klik tombol 'create'

8. Kemudian muncul tampilan new address list, lalu klik tombol customize

9. Akan muncul Customize address list. Kemudian klik delete hingga semuanya terhapus

10. Jika sudah terhapus semua, klik add

11. Lalu ketik list yang ingin dibuat, setelah itu klik add

12. Kemudian masukkan pada jendela address information data-datanya, lalu klik Ok

13. Lalu akan muncul address information, klik ok

14. Kemudian di save

15. Muncul jendela mail merge wizard, klik match fields, ok

16. Muncul jendela Match Field, lalu klik Ok

17. Ganti title jadi nama dan city jadi alamat. Lalu klik OK

18. Klik More

19. Kemudian akan muncul jendela Edit address block, Klik “Remove from address” untuk menghapus address yang tidak kita gunakan klik Ok

20. Lalu klik ok

21. Klik ok

22. Klik next Uncheklis dahulu lalu klik next

23. Lalu klik edit document

24. Edit hasilnya sesuai yg diinginkan, kemudian klik return to mail merge wizard

25. Klik next kembali

26. Klik next

27. Untuk save document, klik save merged document, kemudian klik from, dan kemudian klik save documents

28. Save sesuai dengan nama yang anda inginkan

29. Klik finish

Cara membuat label melalui Open Office

1. Buka Aplikasi open office lalu pilih text document

2. Pilih File, New, Labels atur nilainya sesuai yang di inginkan lalu klik save

3. Isilah namanya sesuai dengan yang di inginkan kemudian klik OK

4. Kemudian pilih new document

5. Maka hasilnya

6. Siapkan file di Calc untuk seluruh data nama dan alamat yang ingin kita tuju. Contoh seperti dibawah ini.

7. Kembali lagi ke file yang dibuat sebelumnya di Writer. Klik Tool kemudian klik Mail Merge Wizard.

8. Klik Select Different Address List

9. Klik Add lalu pilih data yang kita buat tadi di file Calc. Kemudian klik Ok.

10. Klik Add lalu pilih data yang kita buat tadi di file Calc. Kemudian klik Ok.

11. Klik cancel

12. Klik menu View, lalu klik Data Sources

13. Kemudian klik kiri pada Clacs, lalu klik Tables dan klik Sheet1.

14. Klik dan Drag nama kolomnya ke kotak label di dibawahnya.

15. Kemudian klik Insert→Fields→ Other

16. Pilih tab Database, lalu pilih Next Record, kemudian klik Insert, lalu klik Close

17. Kemudian Copy ke semua kotak

18. Untuk melihat hasilnya klik Tool dan klik Mail Merge Wizard. Pilih 8. Save print or send setelah proses pilih Save starting document dan klik Finish

Hasilnya

Cara membuat dokumen envelope standard pada Open Office

1. Buka Aplikasi open office lalu pilih text document

2. Klik Insert dan klik Envelope

3. Tentukan alamat pengirim

4. Pilih bagian format, atur ukuran amplop, margin, position dan lain sebagainya

5. Printer untuk menentukan setingan posisi kertas pada printer, agar hasil cetakan dapat tepat. Jika sudah sesuai klik Insert

6. Hasilnya

Cara membuat email pada Open Office

1. Buka open office lalu pilih text document

2. Buat suratnya terlebih dahulu

3. Klik Tools lalu klik Mail Merge Wizard

4. Pilih Use the current document, lalu next

5. Pilih E-mail message, lalu klik Next

6. Pilih Select Address List

7. Pilih Add untuk memilih data yang sebelumnya sudah dibuat.

8. Jika sudah memilih klik ok

9. Pada tahap ke 4, menentukan apa surat ingin di beri sambutan atau tidak. Jika kita ingin memberi kata sambutan maka beri centrang, dan jika tidak, tanda centrang bisa kita hilangkan lalu klik Next

10. Tahap ke 5, kita dapat mengatur ukuran kertas. Jika kita tidak ingin mengatur pilih Next

11. Tahap ke 6, kita dapat merubah dokumen yang tadi di buat sebelum dikirim. Pilih Edit Document jika ingin di rubah dan jika tidak ingin di rubah cukup klik Next